Per consentire agli utenti di provare l’uso dei pannolini lavabili, la richiesta di rimborso può riguardare anche più acquisti non contestuali di più confezioni (purché sia raggiunta complessivamente la dotazione minima di 10 pannolini); in tal caso tuttavia, l’utente dovrà inoltrare un’unica domanda relativa a più acquisti.
In pratica l'utente potrà acquistare inizialmente un solo o pochi pannolini per verificarne l'uso e le caratteristiche. Successivamente potrà completare il proprio acquisto raggiungendo o superando il quantitativo minimo di 10 pannolini e, a quel punto, chiedere il contributo ai Comuni associati al Progetto Pannolini Lavabili.

E' prevista un'unica eccezione al limite minimo di pannolini, per i bambini che abbiano compiuto, alla data di presentazione dell'istanza, i due anni di età. 
Tale deroga è stata fissata con riferimento al fatto che, normalmente, nel terzo anno di vita il bambino tende a richiedere meno cambi di pannolino nel corso della giornata.

E’ consentito inoltrare una sola domanda di rimborso per bambino per ogni anno.
Poiché alcune case produttrici prevedono l'acquisto di ulteriori pannolini negli anni successivi al primo, con riferimento alla sussistenza di taglie diverse secondo la crescita del bambino (vedi alla sezione "Tipologie e modalità d'uso"), è possibile inoltrare domanda di contributo anche negli anni successivi, fermo restando che il contributo massimo erogabile a bambino è fissato in € 150,00.

In ogni caso, per l'ottenimento del contributo, non sussistono particolari vincoli circa l'esercente a cui rivolgersi per l'acquisto. Ciò per favorire la più ampia libertà da parte delle famiglie nella scelta della tipologia e della marca.
Pertanto i pannolini potranno essere acquistati presso qualsiasi negozio in Italia o anche all'Estero (per esempio in Austria o Slovenia), purché all'interno dell'Unione Europea.
E' inoltre ammesso anche l'acquisto via internet, purché il sito web sia gestito da un'impresa avente sede nell'Unione Europea.
Nella sezione "Dove acquistare i pannolini" sono elencati anche alcuni negozi online presso i quali è possibile acquistare a distanza.

1. Istanza di concessione del contributo su modulo unificato per gli utenti di tutti i Comuni associati (disponibile nella sezione "Modulistica"). 
     
2. Documento contabile comprovante l'avvenuto acquisto della dotazione minima di pannolini lavabili. Tale documento può essere costituito dalle seguenti attestazioni:
   1. Scontrino fiscale, fattura o altro documento comprovante l’acquisto;
   2. Estratto conto della carta di credito;
   3. Documentazione relativa al pagamento in contrassegno;
   4. Attestazione contabile di bonifico bancario.

I documenti contabili di cui sopra, per essere utilizzati ai fini del riconoscimento del contributo dovranno contenere, anche separatamente, i seguenti dati obbligatori:

1. Dati identificativi dell’acquirente (solo genitore o esercente la potestà sul minore)
2. Data di emissione, successiva al 1 maggio 2011;
3. Indicazione del prodotto acquistato, del quantitativo e del corrispettivo pagato;

nota: qualora i dati di cui sopra non siano menzionati direttamente sul documento contabile d’acquisto, i dati suddetti potranno essere annotati in calce o a tergo del documento con dichiarazione del rivenditore opportuna- mente validata, firmata e timbrata dallo stesso.